PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
W ZWIĄZKU Z KONKURSEM
1. Kto zbiera Twoje dane i jak możesz się skontaktować z Organizatorem w sprawie przetwarzania danych osobowych.
Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator – Trefl SA z siedzibą w Gdyni przy ul. Kontenerowej 25 (dalej: Administrator lub „My”). Jeżeli masz jakieś pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych lub chcesz wysłać żądanie, skontaktuj się z wyznaczonym przez nas Inspektorem ochrony danych wysyłając wiadomość na adres email: iod@trefl.com
2. Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe.
Podanie danych osobowych nie wynika z obowiązku prawnego. Jeżeli jednak chcesz wziąć udział w konkursie to musimy wiedzieć jak się nazywasz i jak się z Tobą skontaktować. Ponadto zostając laureatem i otrzymując nagrodę będziemy obowiązani spełnić wymagania prawne związanych z opodatkowaniem – wtedy poprosimy Cię o przekazanie danych osobowych, które przekażemy do Urzędu Skarbowego wraz z odpowiednim zgłoszeniem.
3. Do czego są potrzebne dane osobowe i jak długo są przetwarzane przez Administratora.
Administrator przetwarza dane osobowe do różnych celów a cele wpływają na czas przetwarzania. Aby było łatwiej się z nimi zapoznać przygotowaliśmy poniższą tabelę.
PO CO I CZYJE DANE PRZETWARZAMY | PODSTAWA PRAWNA | JAK DŁUGO PRZETWARZAMY DANE |
Organizacja i przeprowadzenie konkursu. Przetwarzanie dotyczy danych uczestników konkursu oraz laureatów. | Art. 6 ust. 1 lit. f | Do zakończenia konkursu |
Ochrona osób przebywających na terenie Zakładu Produkcyjnego Administratora oraz ochrona mienia. Przetwarzanie danych Uczestników obejmujący: proces awizacji i zapisywanie wizerunku w systemie monitoringu wizyjnego. | Art. 6 ust. 1 lit. f | Dzień wizyty w siedzibie administratora (dane z awizacji) oraz nie dłużej niż 3 miesiące w zakresie wizerunku utrwalonego w systemie monitoringu wizyjnego. |
W celach obsługi reklamacji i ochrony przed roszczeniami z nią związanymi. Przetwarzanie dotyczy danych Uczestników, którzy wystąpili z reklamacją. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora | Przez okres rozpatrywania reklamacji a po udzieleniu ostatniej skutecznej odpowiedzi jeszcze przez 3 lata (przetwarzanie ograniczone do przechowywania dokumentacji z postępowania reklamacyjnego). |
Dla prowadzenia działań promocyjnych: informowanie o konkursie, jego przebiegu i wynikach w mediach i mediach społecznościowych, w tym również publikowanie zdjęć, na których utrwalono wizerunki Uczestników konkursu, w związku z wykonywaniem przez nich zadań konkursowych. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Uczestnika na publikację wizerunku | Do terminu odwołania zgody. |
Obowiązek podatkowy, sprawozdawczość finansowa i ochrona przed roszczeniami ze strony Skarbu Państwa. Przetwarzanie dotyczy danych laureatów konkursu. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO –obowiązek prawny wynikający z Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. | 5 lat liczonych od zamknięcia ostatniego roku obrotowego, w którym nastąpiło wydanie lub wypłata nagrody. |
4. Jak będzie przetwarzany wizerunek w związku z udzieloną zgodą na jego przetwarzanie.
Dla potrzeb promocji konkursu wizerunek może być użyty do różnego rodzaju form elektronicznego przetwarzania, kadrowania i kompozycji, a także zestawiony z wizerunkami innych osób, może być uzupełniony towarzyszącym komentarzem, natomiast nagrania filmowe z jego udziałem mogą być cięte, montowane, modyfikowane na potrzeby konkursu oraz w celach informacyjnych.
Udzielona zgoda obejmuje rozpowszechnianie w Internecie (w tym na stronach Trefl.com oraz portalach społecznościowych i w materiałach prasowych przekazywanych mediom).
Wizerunku nie wykorzystujemy w formie lub publikacji obraźliwej lub naruszającej w inny sposób dobra osobiste Uczestników i jedynie w kontekście przeprowadzanego konkursu.
5. Czy w związku z przetwarzaniem danych osobowych Uczestnikom i Laureatom przysługują dodatkowe prawa?
Każdy Uczestnik/Laureat konkursu może skorzystać z prawa do:
- a) dostępu do treści swoich danych sprostowania danych,
- b) usunięcia danych,
- c) ograniczenia przetwarzania danych,
- d) przenoszenia danych,
- e) wniesienia sprzeciwu,
- f) cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
Żądanie realizacji prawa prześlij na adres naszego Inspektora ochrony danych – iod@trefl.com
Jeżeli podejrzewasz, że przetwarzamy dane osobowe z naruszeniem prawa, to możesz złożyć skargę na takie przetwarzanie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl/p/kontakt
6. Czy przetwarzanie danych osobowych odbywa się z wykorzystaniem algorytmów i czy na podstawie podanych informacji będę podlegać profilowaniu?
Administrator oświadcza, iż dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą wykorzystywane do profilowania.
7. Kto może uzyskać dostęp do danych osobowych i czy dane osobowe będą przesyłane poza Europejski Obszar Gospodarczy?
Odbiorcami danych osobowych uczestników będą podmioty dostarczające Administratorowi usługi IT, agencja reklamy i PR działająca w naszym imieniu, operatorzy serwisów społecznościowych (w zakresie wizerunku) Facebook oraz Instagram – Meta Platforms Ireland Limited, operator serwisu LinkedIn – Microsoft Ireland Operations Limited, media prowadzące działalność prasową.
Danych NIE przekazujemy do Państw Trzecich ani organizacji międzynarodowych.
8. Czy mogę odwołać zgodę na przetwarzanie danych osobowych?
Oczywiście, że tak. Decyzję o odwołaniu zgody należy przekazać na adres email Inspektora Ochrony Danych (iod@trefl.com). Pamiętaj jednak, że odwołanie zgody nie wpływa na przetwarzanie danych, które miało miejsce przed odwołaniem.
Wersja 1.0 z dnia 09.05.2024