W Trefl Spółce Akcyjnej wprowadzona została procedura zgłaszania nieprawidłowości oraz podejmowania działań następczych. Naszym priorytetem jest praca w transparentnym środowisku, gdzie każdy, kto zauważy działania nieetyczne lub niezgodne z prawem, może w poczuciu pełnej poufności, dokonać stosownego zgłoszenia i liczyć na ochronę. Nasza procedura ma na celu eliminowanie nieprawidłowości wynikających z nieprzestrzegania prawa oraz jest ukierunkowana na wspieranie wszystkich zatrudnionych oraz samej organizacji. Podejmujemy działania następcze oraz zapewniamy ochronę sygnalistom.

Dane osobowe przetwarzane w związku ze zgłoszeniami są chronione zgodnie z RODO oraz Ustawą o ochronie sygnalistów. Dane te będą przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do zakończenia działań wyjaśniających i będą dostępne tylko dla upoważnionych osób. 

Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane przez sygnalistów drogą elektroniczną za pośrednictwem https://sygnaapp.pl/system-zgloszen-wewnetrznych/treflsa

Zgłoszenie powinno zawierać informacje takie jak: 

1. Dane dotyczące osoby zgłaszającej, w tym dane kontaktowe,
2. Datę i miejsce sporządzenia,
3. Dane osoby/osób, które dopuściły się nieprawidłowości będących przedmiotem zgłoszenia,
4. Opis nieprawidłowości wraz z okolicznościami ich zajścia oraz datami,
5. Wskazanie przez zgłaszającego wszelkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia.

 Zgłoszenia anonimowe pozostawia się bez rozpatrzenia.